PRIVACY REGLEMENT ESRO ’80

Inleiding

Als sportvereniging is ESRO’80 verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van zijn leden. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van die persoonsgegevens en het waarborgen van de privacy van onze leden. Daartoe geven wij in dit privacy reglement op een heldere en duidelijke manier hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze leden. Indien ons privacy reglement aanleiding geeft tot vragen, dan kan via het secretariaat van ESRO’80 contact worden opgenomen met het bestuur.

Wet- en regelgeving

ESRO ‘80 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat

• wij de persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy reglement;
• wij de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij de uitdrukkelijke toestemming van onze leden nodig hebben voor de verwerking van hunpersoonsgegevens;
• wij passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij onze leden informeren over hun rechten omtrent hun persoonsgegevens en deze ook respecteren.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van onze leden worden door het bestuur van ESRO ‘80 verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Om het lidmaatschap te kunnen registreren en te beheren.
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Om deelname van de onze leden aan door ons georganiseerde evenementen te kunnen registreren.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Woonadres
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Geslacht
• Bankrekeningnummer
• Pasfoto

Verstrekking aan derden

De persoonsgegevens van onze leden kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij voor:

• De opslag van de ledenadministratie
• Het verzorgen van de (financiële) administratie
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
• Inschrijven voor de BBVF competitie en/of toernooien.

Wij geven de persoonsgegevens nooit door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van de verstrekte persoonsgegevens te waarborgen. Buiten deze partijen zullen wij de verstrekte persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij daartoe wettelijk verplicht. Tevens kunnen wij de persoonsgegevens delen met derden, maar alleen als wij daartoe vooraf schriftelijke toestemming van onze eden hebben gekregen.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

ESRO ‘80 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van U te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens ESRO ‘80 van Uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent de persoonsgegevens

Onze leden hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die aan ons verstrekt zijn. Tevens kunnen onze leden bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook hebben onze leden het recht om indien gewenst ons te vragen de verstrekte persoonsgegevens aan henzelf of aan een andere partij over te dragen.

Klachten

Mocht U een klacht hebben over de verwerking van Uw persoonsgegevens, dan vragen we U hierover met ons contact op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoons Gegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als U naar aanleiding van ons privacy reglement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!